La Asociación de Marketing de España, en colaboración con AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) y AERCE (Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos de España) y con el apoyo tecnológico de Fluge han elaborado la primera Guia de Buenas Prácticas en la Contratación de Eventos.
La guía que incluye diferentes apartados como: definición del equipo de compras para evento, proceso de homologación de proveedores, briefing, concurso, mesa de compra como órgano decisor, modelos presupuestarios, criterios de adjudicación, negociación, análisis de las propuestas, contratación y facturación, gestión de proyecto y resumen ejecutivo.
Víctor Conde, Director General de la Asociación de Marketing de España, ha asegurado que “los eventos están tomando un protagonismo cada vez mayor como herramienta en la estrategia de comunicación tanto interna como externa y es lo que nos ha llevado a organizar esta jornada. Con esta serie de encuentros, queremos profundizar sobre el tema de la contratación para establecer entornos de comprensión y colaboración mutua entre las partes involucradas y conseguir, una contratación eficaz en los resultados y en los costes de las empresas. Se continua así, con el espíritu de la Asociación de fomentar el buen marketing y la transparencia en la profesión”.
Andrés Virto, presidente de AEVEA ha asegurado que “los eventos son una parte importante en la estrategia de las compañías y esta guía es toda una declaración de intenciones porque recoge cómo se deben realizar los eventos de manera clara y transparente”.
Carlos Lorenzo, Presidente de Cow Events Group y miembro de la Junta Directiva de AEVEA reconoció que “afortunadamente los eventos están cada vez más integrados en la estrategia de marketing de las empresas, pero hemos llegado a ver al departamento de Recursos Humanos organizando eventos. Actualmente las empresas disponen de un calendario y los eventos están planificados”.
Ana Duró, gerente de negocio de Ibercaja, explicó: “Los eventos nos permiten crear un momento único y una experiencia en la que conseguimos movernos por emociones. En Ibercaja, los eventos son clave, de hecho, en los tres últimos años hemos organizado más de 400 eventos a los que han asistido más de 40.000 invitados”.
El acto y mesa redonda para presentar la Guia se celebraron en la sede de Ibercaja en Madrid.
Algunos consejos: Tener más de un proveedor, presupuestos claros, transparencia en las subastas…
Los expertos presentes en el evento de presentación de la Guía subrayaron que es interesante que haya una media de cinco proveedores, porque “es bueno que haya competencia”.
Sobre los presupuestos, Lorenzo y Juan Manuel Blanco Angulo (Responsable del Departamento de Compras de FCC Servicios Ciudadanos y miembro de AERCE) señalaron que deben ser claros y desglosados. “Es recomendable hacer una plantilla para que todos los proveedores realicen la propuesta bajo el mismo formato, de esta forma facilitamos el trabajo de todos” añadió Blanco
Con respecto a las subastas, Lorenzo insistió en que debe haber la máxima transparencia y a la hora de adjudicar el proyecto es importante informar también a las agencias que no hayan sido elegidas, “es una cuestión de ética” ha afirmado.
AEVEA y AERCE concluyeron la sesión con una serie de recomendaciones a la hora de presentar propuestas: Que estén adaptadas al briefing; presupuestos transparentes; aportar un valor añadido real; valorar el tiempo del equipo humano y proveedores; hacer una defensa presencial del proyecto y establecer un calendario de pagos y cobros adecuados al sector.
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